Muhasebe Doküman Takip Sistemi, Lotus Notes veri tabanı olarak geliştirilmiş bir iş süreci takibi uygulamasiıdır. Bir işletmedeki muhasebe ile ilgili evrakların akişinin kolay ve etkin bir şekilde izlenebilmesi amacıyla geliştirilmiştir. Çalışanların standart başılı evrakları kullanmak yerine, uygulama içerisinde geliştirilmiş elektronik formları kullanmalarıyla, muhasebe ile ilgili basılı evrak ihtiyacı ve sirket içerisindeki fiziksel kağıt dolaşımı tamamen ortadan kalkmaktadır. Kullanıcının herhangi bir formdaki ilgili yerlere gerekli bilgileri doldurup, bir butona tıklamasıyla söz konusu evrağın şirket içerisindeki çevrimi kendiliğinden başlar ve en son kişiden onay alıp gerekli işlemin başlatılması ile sona erer.

Muhasebe Doküman Takip Sistemi örnek bir işletmenin ihtiyaçları doğrultusunda geliştirilmiştir. Bu faaliyetler her bir işletme için farklı olacağından istendiği takdirde uygulamanın sizin istekleriniz dogrultusunda değiştirilmesi ve bu sayede işletmenizde uygulamaya konulması mümkün olacaktır.

Burada sözü edilen uygulama aşağıdaki listelenmiş olan evrakların işletme içerisindeki çevrimini gerçekleştirmektedir.

• İş Amaçlı Özel Araç Kullanım Formu
• Avans İstek Formu
• Avans Kapatma Formu
• Nakit Talep Formu
• Personel Hesaplarına Havale Formu
• Personel Müteferrik Masraf Fişi
• Personel Onay Kaydı

Not: Uygulama kapsamı belirtilen form örnekleri ile sınırlı değildir. Uyarlama kapsamı çerçevesinde ihtiyaç duyulan yeni formlar ve onlara bağli süreçler hazırlanması da mümkündür.

Yukarıdaki formların kullanımıyla sisteme girilmiş olan bilgiler aşağıdaki gruplara göre farklı kategorilerde raporlanabilmektedir.

• İsme Göre(Talep eden kişiye göre listeleme)
• Bölüme Göre (Formu yaratan kişinin çaliştiği bölüme göre)
• Tarihe Göre(Formun yaratıldığı tarihe göre)
• Genel Durum Göre(Yapılan talebin hangi statüde olduguna göre)
• Sonuca Göre(Yapılan talebin sonucuna göre)

Uygulamanın kullanımıyla muhasebe ve finansman departmanlarının kapsamındaki evrakların elektronik olarak takip edilmesi sagğlanırken, verilerin elektronik olarak tutuluyor olması sayesinde her an gerçek zamanlı raporlar üretmek mümkün olabilecektir.