Seyahat Talep Takip Sistemi, Lotus Notes veri tabanı olarak geliştirilmiş bir iş süreci takibi uygulamasıdır. Bir işletmede çalışanların iş seyahatlerinin yakından takip edilebilmesi amacıyla geliştirilmiş bir uygulamadır. İşletmelerde genelde seyahat etme ihtiyacında olan çalışanlar öncelikle bir Seyahat Talep Formu doldurup gerekli birimlerden onay alırlar. Bu işlem genelde işletme çalışanlarının seyahatlerinin kontrol edilebilmesi, seyahatin gerçekten gerekliliğinin tespit edilebilmesi ve çok seyahat eden çalışanlara daha kolay ulasılması için yapılan bir uygulamadır. Ancak bu işlemin basılı bir evrağın gerekli onay birimleri arasında dolaşımı şeklinde yapılması genelde bu hedeflere ulaşmayı zorlaştırmaktadır. Bu durum fiziksel olarak var olan bir basılı evrağın, onay veren kişiler arasında dolasmasının ve bu evrağın gerektiğinde bulunabilirliğinin zor olması nedeniyle ortaya çıkmaktadır.

Seyahat Talep Takip sistemi bu basılı evrak ihtiyacını sağlamış olduğu elektronik form ile ortadan kaldırmaktadır. Seyahat ihtiyacı olan bir çalısanın öncelikle bu formu doldurup, form üzerindeki "Talep" butonuna tıklaması yeterli olacaktır. Bu anda formun onay alması gereken kişiler arasındaki çevrimi de başlamış olur. Tüm onay basamakları tamamlandığında yine çalısana bu konuda geri bir bilginin dönmesi sağlanmiştir. Bu sayede seyahat edecek olan kişi talebinin sonucu konusunda haberdar edilmis olur. Tüm seyahat talepleri bilgisayar ortamında olduğundan, bu konuda pek çok raporun kolaylıkla alınabilmesi de mümkün olur. Ayrıca seyahat halindeki çalışanlara ulaşmak isteyen kişiler için böyle bir bilgi kaynağı oldukça kullanışlı olacaktır.

Bir diğer açıdan bakıldıgğnda da işletmenin seyahat giderlerini takip etmesi de bu sayede mümkün hale gelecektir. Tüm seyahat talepleri bu ortamda hazır bilgiler olarak bulunacagından, bu kaynaktan alınan raporlarla seyahat giderlerinin kontrolü sağlanabilecektir. Ayrıca eski dönemlerin bilgileri ışıgında, gelecek dönemlerin bütçesindeki seyahat giderlerinin daha objektif olarak tahmin edilmesi sağlanmış olacaktır.

Seyahat Talep Takip Sisteminin getirebilecegi bir diğer avantaj ise iğletmenin çalısmakta olduğu seyahat acentası ile Lotus Notes bağlantısı olması durumunda ortaya çıkmaktadır. Böyle bir durumda en son onayı alan bir seyahat talebi dogrudan seyahat acentasına gönderilebilecek ve gerekli işlemlerin kendiliğinden başlaması sağlanabilecektir. Gerekli rezervasyonlar yapıldığında da yine seyahat talebinde bulunan çalısana bu konuda bilgi geri dönecektir.

Seyahat taleplerinin izlenme şekli her işletmede farklı olacağından, gerektiğinde uygulama üzerinde değişiklikler yaparak, işletmenize uyarlanması mümkün olacaktır.