Personel Doküman Takip Sistemi, Lotus Notes veri tabanı olarak geliştirilmiş bir iş süreci takibi uygulamasıdır. Bir işletmede personel departmanı tarafından kullanılmakta olan evrakların ilgili kişiler arasında dolaşımının kolay ve etkin bir sekilde yapılmasını amaçlamaktadır. Bu sayede personel departmanı ile ilgili basılı evrak ihtiyacı da tamamen ortadan kalkacaktır. Basılı evrakların yerini uygulama içerisinde hazırlanmış olan elektronik formlar alacaktır. Bu sistemi kullanan herhangi bir çalışanın sadece ilgili formu açarak gerekli bilgileri doldurup bir butona tiklaması yeterli olacaktır. Bu işlemin ardından evragın şirket içerisindeki dolaşımı başlamış olur.

Personel Doküman Takip Sistemi, bir işletmede kullanılmakta olan standart evrakları içermektedir. Bu faaliyetler işletmelerin yapısına göre farklılıklar gösterdiğinden, istenildiği takdirde uygulama üzerinde işletmenize uyarlama için gerekli değişikliklerin yapılması da mümkündür.

Uygulama aşağıda listelenmiş olan evrakların şirket içerisindeki dolaşımını elektronik ortamdan yapılmasını sağlamaktadır.

• Avans Talebi ve Ödemeler
• Ek Hizmet Talepleri
• Fazla Mesailer
• Kart Okutamama Bilgi Formu
• İzin Talepleri
• Posta Değişiklikleri
• Statü Değişiklikleri
• Vizite

Not: Uygulama kapsamı belirtilen form örnekleri ile sınırlı değildir. Uyarlama kapsamı çerçevesinde ihtiyaç duyulan yeni formlar ve onlara bağli süreçler hazırlanması da mümkündür.

Verilmiş olan bu formların kullanımıyla uygulamaya kaydedilecek olan bilgiler asağıdaki gruplama şekillerine göre farklı kategorilerde raporlanabilmektedir.

• Kişiye Göre(Talep eden kişiye göre listeleme)
• Bölüme Göre (Formu yaratan kişinin çalıştığı bölüme göre)
• Tarihe Göre(Formun yaratıldiği tarihe göre)
• Genel Durum Göre(Yapılan talebin hangi statüde olduğuna göre)
• Sonuca Göre(Yapılan talebin sonucuna göre