Satın Alma Takip Sistemi, Lotus Notes veri tabanı olarak geliştirilmiş bir iş süreci takibi uygulamasıdır. Bir işletmedeki satın alma faaliyetlerinin daha etkin ve güvenli bir şekilde yapılabilmesi amacıyla geliştirilmiştir. Bu uygulamanın kullanımıyla işletme çalışanları önceden basılı evrak olarak hazırlanmıs olan Satın Alma Talep Formunu kullanmak yerine, Lotus Notes iletişim ağına bağlı bilgisayarları aracılığıyla elektronik bir form kullanabileceklerdir. Bu elektronik formu doldurduktan sonra kullanıcının sadece bir butona tıklamasıyla satın alma işleminin gerektirdiği onay noktaları arasındaki dolaşım başlayacaktır. Bu işlem, görevlendirilecek olan satın alma elemanı, satın alma işlemini gerçeklestirdiğinde sona erecektir.

Bilinen yöntemlerle yapıldıgğında satın alma işlemi basılı bir evrağın talep eden kişi tarafından doldurularak talebi açmasıyla başlayıp, gerekli onay makamları tarafından onaylar alındıktan sonra ihtiyacı duyulan ürünün satın alınmasıyla sona erer. Ancak bu şekilde yapıldığında öncelikle talep açan çalışanın bu formu doldurup, gerekli tüm onay noktalarına ulaşıp ulaşmadığını izlemesi gerekmektedir. Bu nedenle onay verecek olan kişilerden herhangi birinin işletme dışında bulunması işlemin bu kişiyi beklemesini gerektirecektir. Bunun yanında masalar arasında dolasmakta olan evragın kaybolması ihtimali de bir diğer dezavantajdır.

Satın alma işlemlerinin tamamlanmasinin ardindan basılı evrak olarak tasarlanmıs talep formlarının saklanması da gerekmektedir. Bu işlem için bir süre sonra raflar dolusu dosyanın yönetimi sorunu ortaya çıkacaktır. Sürekli olarak basılı evrakların hazir bulundurulabilmesi için yapılacak olan masraflar da bu dezavantajlara eklendiğinde aslında işlemekte olan sistemin oldukça kaybı olduğu çok açık olarak görülebilmektedir.

Satın Alma Talep Takip sistemi ile tüm talepler elektronik ortamda yaratılacağı ve yine bu ortamdan takip edileceği için öncelikle basılı evrak ihtiyacı tamamen ortadan kalkacaktır. Kullanıcılar formu doldurup, ilgili butona tıkladıkları anda form bir sonraki onay noktasına, bir elektronik postanın eki olarak gidecektir. Bunun ardından yine onayı veren kisinin tek bir mouse hareketiyle bir sonraki onay noktasına ulaşacaktır. İşlemin sonunda talebi açan kişi yine aynı form üzerinde satın alma bilgilerine ulaşabilecektir. Bu çevrim sırasında form üzerinde işlem yapmasi gereken her kişi için ayrı bir bölüm vardır. Bu bölümlere sadece ilgili kişilerin ulaşma hakkı vardır. Bu sınırlama, talebi açan kişinin kendi kimlik bilgilerini ve alınmasını istediği ürünün bilgilerini girip, çevrimi başlatmasıyla sistem tarafindan belirlenmektedir. Her bir kullanıcı için geçerli olacak onay sıralaması ise uygulamanın Sistem Tanımlamaları bölümü kullanılarak, sistem yöneticisi tarafından belirlenebilecektir.

Satın alma faaliyetlerinin bu şekilde yürütülmesi işlemleri hızlandıracağı gibi, kişilerin ofis ortamında bulunmalarına olan bağımlılığı ortadan kaldıracaktır. Çünkü şirket içerisinde bulunmayan ve onay vermesi gereken herhangi bir kişi, taşınabilir bilgisayarıyla sunucuya bağlanarak da aynı işlemi yapabilmektedir. Ayrıca hem uygulamanın genelinde geçerli olan, hem de direkt olarak form üzerinde aktif edilmiş olan güvenlik olanakları sayesinde maksimum güvenlik de saglanmiş olacaktır.

Satın Alma Takip Sisteminin sağlayacağı en büyük avantaj ise kayıtların direkt olarak bilgisayar ortamında yaratılmasıdır. Önceki yöntemlerin uygulanması durumunda tamamlanmış olan alımlara ilişkin kayıtların izlenebilmesi ve buradan sonuçlar elde edilebilmesi için doldurulmuş olan matbuu evraklardaki bilgilerin bir de bilgisayar ortamına girilmesi gerekmektedir. Bu durum ikinci bir iş gücü ve zaman kaybına yol açacaktır. Bu uygulamanın kullanımıyla talepler ilk andan itibaren bilgisayar ortamında olduğundan, istenildiği anda önceki alımlara ilişkin bilgilere kolay ulaşılabilecek ya da bu bilgiler ışığında ayrıntılı raporlar alinabilecektir. Örneğin yıl sonlarında, geçmiş olan yıl içerisinde girilmiş tüm kayıtlardan alınabilecek bilgiler ışıığında, bir sonraki dönemin bütçesinin hazırlanması çok kolay hale gelecektir.